Личное планирование в Trello: все под контролем.

Перепробовав десяток бумажных и электронных планировщиков, вот уже 4-ый год начинаю каждый день с Trello. Сервис вообще-то задуман под командную scrum-работу, но дает изрядное пространство для импровизации, и я хочу поделиться своим опытом и находками в его использовании.

Статья будет полезна тем, кто еще не нашел для себя удобный планировщик задач, и тем, кто всегда не прочь попробовать что-то новенькое.

ОСНОВА: ДОСКИ-НЕДЕЛЬКИ

Я использую подход недельного планирования:

На каждую неделю я открываю отдельную доску и завожу на них 5 основных колонок на 5 рабочих дней и колонку «Done» (Трелло позволяет проставлять карточкам даты и просматривать их в режиме календаря, но тогда теряется наглядность ежедневного объема задач):

• В каждый день закладывается сколько-то карточек-задач, включая встречи и воскресные задачи «распланировать следующую неделю».
• Все файлы, ссылки, заметки по теме конкретной задачи – грузятся в карточку по мере появления, и когда я приступаю к задаче, мне не нужно заново искать документы, телефоны и пр.
• Если задача не сделана в запланированный день, карточку переношу на другой день
• Если сделана, с чувством глубокого удовлетворения переношу в колонку «Done» и список текущего дня уменьшается: ура!
• Каждую задачу маркирую несколькими цветовыми метками, которые заодно работают как фильтры:
  • по категории: работа , дом , семья , здоровье , развитие …
  • по срочности — красная метка
  • по скорости выполнения — черная метка для задач, которые можно сделать за 5-10 минут. Когда такие накапливаются, я их отфильтровываю и делаю «оптом».
  • по участию в задачах любимого мужа и коллеги – там, где требуется участие Алексея или нужно ему о чем-то напомнить, стоит синяя метка «Леша».

  Такие доски-недельки я завожу на месяц вперед.

  Результат – эта основа позволяет очень наглядно планировать загрузку и держать ритм: каждый день я вижу, где успешно потрудилась, где долго прокрастинировала (и карточки накопились), где слишком много горящих задач и что сделать в первую очередь, чтобы в выходные с чистой совестью расслабиться. На еженедельное планирование уходит суммарно час времени, ни одна задача не бывает потеряна или забыта.

  Важно! В каждую колонку-день я стараюсь заноси столько карточек-задач, чтобы они помещались на одном экране. Если их больше одного экрана, значит, гарантированно будет завал, значит, нужны дополнительные хитрости планирования. Какие именно — об этом далее.

  Когда я пишу этот пост, за окном четверг, часть дней-колонок уже закрылись, но не привязанных к конкретным дням задач на неделю еще много… К тому же образовалась отдельная колонка домашних дел. Как работают эти колонки — читаем далее.

  ВАЖНЫЕ И НЕСРОЧНЫЕ ЗАДАЧИ

  Однажды у меня появилась дополнительная колонка «Песочница», в которую я складывала всякие идеи и планы «на будущее» и таскала из недели в неделю. Колонка очень быстро стала неприлично большой и начала напрягать. Тогда в каждую неделю я стала добавлять колонку «Неделя», в которую сбрасываю десяток задач из «Песочницы», которые нужно сделать в эту неделю. В любой день, но сделать уже наконец.

  Результат – за месяц разобрала половину «Песочницы», приятно. Но то, что осталось, я все равно таскаю из недели в неделю и каждую неделю провожу ревизию – что бы такого из «Песочницы» сделать в ближайшее время.

  РАЗГРЕБАЕМ ЗАВАЛЫ

  Бывают недели, когда накапливается непреодолимое число карточек и это вгоняет в ступор. Тогда я отодвигаю «календарные» колонки и моделирую «Матрицу Эйзенхауэра» в 4 колонки – «Важное и срочное», «Важное и несрочное», «Срочное и неважное», «Несрочное и неважное». И раскладываю карточки по ним.

  Результат – ступор быстро пропадает и, как минимум, колонка «Важное и срочное» разгребается за день, а «Важное и несрочное» раскидывается на пару недель вперед.

  МЕТКА СЧАСТЬЯ

  Под планирование досуга и саморазвития я сначала заводила отдельные доски, но потом стало ясно, что они не попадают в поле зрения постоянно, в итоге ни досуга, ни саморазвития (та же участь постигла доску с моделью «колеса баланса» — однажды сделала, накидала задач и на полгода забыла напрочь). Тогда досуг, встречи с друзьям, спорт, чтение, домашние дела я стала складывать в недельное планирование, но обнаружила, что приятные, в сущности, карточки типа «тренировка», «встреча с подругами» и пр. приобрели налет обязаловки – планирование-то в основном рабочее. Так появилась метка «Счастье», которую я добавляю к самым приятным и радостным планам нерабочего характера (не потому, что в работе нету счастья, а чтобы яснее видеть его в отдыхе).

  Результат – хотелось бы написать, что в жизни стало больше счастья, но нет. Зато я стала его больше замечать. А это, мне кажется, почти одно и то же.

  ПЛАНИРОВАНИЕ ПО КАТЕГОРИЯМ

  Когда накапливается много задач из одной категории – как правило, это домашние дела (постирать, погладить, прибраться, еды купить и приготовить) – то чтобы они не мешали остальным (как правило, офисно-рабочим), я делаю под них дополнительную временную колонку, планирую под всю колонку какой-то промежуток времени.

  Списки покупок, списки вещей на сборах в поездки – веду в отдельных карточках.

  Результат – домашние дела перестали меня нервировать в офисе, а список покупок накапливается по контексту: увидела, что в офисе кофе заканчивается – записала в список и выкинула из головы.

  ЛОЖКА ДЕГТЯ

  Куда ж без недостатков… Возможно, их можно превратить в достоинства, но я пока не нашла как, поэтому просто предупреждаю:

  • Все встречи я дополнительно дублирую в гуглкалендарь. В Трелло календарное планирование неудобно и не покрывает групповые рабочие встречи, которыми забито основное время календаря
  • Мне мало цветовых меток – люблю все строго по полочкам раскладывать, и фильтров, которыми пользуюсь, больше, чем цветов в Трелло. Некритично, но иногда раздражает
  • Все, что я складывала на отдельные доски, не привязанные к неделям – разные идеи, общие планы по саморазвитию, мечты – все напрочь теряется из поля зрения а, значит, не делается. Это, впрочем, не технического рода недостаток, а, скорее, собственного внимания – возможно, стоило заводить себе задачи в «недельках» типа «Провести ревизию мечт и запланировать их сбычу на ближайший месяц» (кстати, хорошая идея, вот только сейчас в голову пришла).

  К слову сказать, для командной работы в «Пряниках» мы тоже используем Trello, но вот здесь к нему накопилось уже очень много претензий, поэтому ищем альтернативу. А вот в личном планировании оно меня полностью устраивает. Чего и вам желаю.

  📎📎📎📎📎📎📎📎📎📎