Виды планирования. Как повысить личную эффективность и жить полной жизнью?

Пришел черед написать, наверное, самую ключевую статью этого блога.

Не секрет, что люди индивидуальны, и то, что идеально подходит одному, то совершенно не подходит другому. Так же и с планированием: Вы должны сами придти к самой удобной для Вас системе планирования. Я встречала многих людей с абсолютно разной системой планирования, при чем каждый называл свою систему самой эффективной.

Как найти для себя наиболее подходящую систему планирования? Методом проб и ошибок. Сегодня я Вам расскажу о двух основных и самых эффективных концепциях планирования: тайм менеджменте и системе GTD. А выбор уже за Вами. Эти системы я испробовала на себе и представляю их для Вас уже в апгрейде:

Система планирования по тайм-менеджменту

Это почасовое планирование. Для наибольшей эффективности этого метода Вам необходимо планировать 80% Вашего времени вплоть до мелочей, то есть Вы должны распланировать свой день, учитывая: время пробуждения, время на утренний душ, завтрак, дорогу до работы, просмотр электронной почты, длительность дороги к партнеру, время проведенное с партнером, дорогу обратно, обед, отдых (. ), времяпровождения с семьей и т.д.. Остальные 20% от длительности Вашего дня планировать не нужно. Это время Вам дано для различных форс-мажоров и задержек. Например, если Ваш обычный день длиться 15 часов (с 7:00-22:00), то Вы планируете всего 12 часов, а 3 часа специально ничего не планируете. Таким образом, оставляя эти 3 часа свободного времени, Вы будете всё успевать и при этом не чувствовать себя загнанной лошадью.

Смысл этой системы я бы определила так: Концепция рентабельности жизни — каждая минута Вашей жизни должна приносить как можно больше пользы.

Для гипер занятых людей,которым важно успеть всё и везде и при этом имея время на семью и хобби. Например, люди, занятые на основной работе, при этом ещё и имеющие свой бизнес и семью.

Первое время будет казаться долго и сложно расписывать свой день «поминутно», но чувство, когда ты успел всё, что планировал за день — это вкус победы. Очень важно планировать каждый час, даже если у Вас свободный день — Вы должны»придумать себе дела» — всегда найдется что сделать, например, разобрать ящик в рабочем столе, или почитать книгу.

Для этого дам Вам небольшой совет: ведите список маловажных дел, которые не требуют сиюминутного выполнения, но, каким-то образом, сделают Вашу жизнь лучше. Например, почистить от лишних файлов рабочий стол на компьютере или отформатировать флешку. Это не срочно, не супер важно, но может помочь вам привести дела в порядок.

Один из самых интересных внедрений в эту систему, из тех которые я встречала, был, так называемый «прицельный менеджмент». Суть в том, что вы создаете списки целей (и,конечно, задач по ним) по категориям всех сфер своей жизни, например, «Здоровье», «Семья», «Личностное развитие» и т.д.. И составляете свое расписание дня, учитывая задачи из каждого списка. Имея такой жесткий график, Вы будете довольно быстро разносторонне развиваться. В этом и есть плюс этой методики.

Для видения такой системы планирования, Вам нужен ежедневник или приложение на телефон. При чем говоря о приложении, хочу сказать, что стандартный календарь на Iphone прекрасно справляется с этой задачей, просто к нему нужно приноровиться и в конце концов, Вам будет очень удобно.

Если внедрять систему «прицельного планирования», то Вам на все 100% поможет приложение от компании BogushTech «Календарь-планировщик». Он как раз основан на этой системе. Юзабилити и внешний вид этого приложения не очень, в этом недоработка разработчиков, но сам смысл и функции, которые оно выполняет, очень удобные.

Еще могу порекомендовать приложение от компании Readdle «Calendars». Это простой и удобный планировщик с приятным дизайном. Он быстро синхронизируется с Google Calendar. И его можно использовать комфортно на Ipad. В целом, мне очень понравился.

Система GTD

Это более новая система, которая базируется на формировании списков дел. Все гениальное -просто: главный принцип этой системы — ничего не держать в голове, все дела нужно записывать в блокнот/ежедневник или в планировщик на гаджите, это не имеет значения, главное, что бы этот список Вам постоянно попадался на глаза. По мнению автора этой системы, незавершенные, постоянно забывающиеся дела отнимают у человека энергию, и он чувствует себя подавленным. Мозг должен использоваться для реализации дел, а не для постоянного вспоминания, что же я хотел сделать, и сожаления, что что-то забыл.

Алгоритм такой:

1. Вам приходит в голову какая-то задача
2. Вы записываете ее в список дел (так называемые «входящие»)
3. Затем, в конце дня, из списка «входящие» вы раскидываете дела по другим спискам, это список «дел по приоритетности»(основной, которым Вы пользуетесь ежедневно), или список «когда нибудь, может быть»(ваши желания, например, изучения ещё одного языка или покупки какой-то вещи для уюта дома) и т.д.

В этой системе нет привязки к конкретному времени, Вы выполняете свои дела по мере возможности и важности. При чем, если какая-то задача задержалась в Вашем основном списке больше 3-х дней, Вам необходимо или выполнить ее прямо сейчас или отказаться от нее вовсе.

Главное, что бы все записи велись в одном месте, что бы всё что Вам необходимо помнить находилось в одном блокноте.

Менее занятым людям, нежели в первом случае. Это неработающие люди или работающие на себя (фрилансеры, например).

Вы можете придумать свои списки. Например, Вы (как и я) периодически ездите в другой город к родителям или друзьям, и Вы всегда забываете что-то сделать в этом городе. Что бы такого больше не было, вы создаете список с названием этого города, и пишите туда всё, что приходит Вам в голову до запланированной поездки в этот город, например, поход к врачу, или то, что нужно кого-то навестить или купить что-то конкретно в этом городе. И когда Вы уже будете в месте назначения, Вы просто откроете свой список и Вы уже точно ничего не забудете.

Списки могут быть разные,начиная от списка дел по бизнес-проекту, заканчивая списком покупок одежды, косметики или книг.

Для планирования по этой системе Вам нужен обычный блокнот (в клетку, линейку, в точку), удобного формата, который всегда будет под рукой.

Что касается приложений на телефон, я считаю самым удобным приложение от Doist «Todoist» и только его и буду рекомендовать. Я считаю, что это приложение на все 100% работает по этой системе. Там есть и списки «входящие», и «проекты», а главное, что когда Вы записываете дела с определенной датой, то список дел на день формируется автоматически. Это очень удобное приложение, и оно ещё более удобное в платной версии. К сожалению, в бесплатной версии нет функции напоминания, поэтому нужно постоянно самому заглядывать в приложение и это единственный минус (для меня) в бесплатной версии.

Как электронной альтернативой блокноту, могу ещё посоветовать Evernote.

Мой опыт

Что касается меня, на данный момент я использую систему GTD в Bullet Journal (это настраиваемая система ведения ежедневника), т.к. мои дни на данный момент не на столько загружены делами, чтобы я пыталась успеть делать как можно больше. Но когда такие дни появляются в моей жизни (например в период сессии или рабочих загруженных дней), я перехожу на систему тайм-менеджмента, что бы рационально планировать дела и не забывать отдыхать, при этом быть максимально эффективной, а за тем я снова возвращаюсь к системе списков GTD. Мой Bullet Journal почти всегда со мной.

Как я говорила выше, для GTD-системы необходим простой блокнот, а вот Bullet Journal — это то, чем и как мы его наполняем. Подробнее о ведении моего Bullet Journal и как я его адаптировала под себя, я расскажу в одной из следующих статей (потому что это отдельная тема, которую мне бы хотелось раскрыть как можно шире). Чтобы Вы сейчас примерно понимали как Bullet Journal выглядит в оригинале, можете посмотреть это здесь. А вот, как это выглядит у людей, которые адаптировали его под себя:

Бывают события или дела, которые я не могу зафиксировать в Bullet Journal, потому что, здесь я фиксирую дела на ближайшее будущее, а какое-то событие, например, произойдет через 2-3 месяца (Вас пригласили на конференцию или свадьбу 🙂 ), и мне нужно получить напоминание об этом. В этом случае я использую приложение CalCube, которое я нашла совершенно случайно. Это приложение платное, оно стоит 1.99$, но оно меня покорило своей простотой и минимализмом в дизайне. Событие можно занести менее чем за 30 секунд. Кому интересно, у приложения есть тестовый период, так что пробуйте и напишите мне о Ваших впечатлениях.

А если под рукой нет моего блокнота, а в голову пришла гениальная идея (например, когда я в магазине), то я пользуюсь списком «входящие» в Todoist. (телефон всегда со мной 🙂 ). А затем переписываю ее в свой Bullet Journal.

Вот так я слепила свою собственную систему планирования, которая отлично работает в моем случае. Надеюсь и Вы полюбите планирование так же как и я!

Продуктивного Вам дня!

Биоритмы человека. Часть 2: Как «сове» стать «жаворонком».

Как и обещала, сегодня мы продолжаем говорить о биологических часах и об индивидуальности каждого организма. В прошлой статье мы узнали почему иногда мы «не в ресурсе», что такое биоритмы и о том, что чаще всего, мы не можем повлиять на их изменение, разве что подстроиться.

И всё таки, решение есть! Свои биоритмы можно подкорректировать под свой ритм жизни. Для этого необходим жесткий режим дня. Чтобы «сове» комфортно перейти на режим дня «жаворонка» необходимо выстроить для себя необходимый распорядок дня, и соблюдать его четко каждый день: выполнять работу только в одно и то же время, желательно принимать пищу в одно и то же время и обязательно ложиться спать в одно и то же время. Таким образом, Ваш организм, отреагировав на изменение внешней среды, изменит свои биоритмы. И Вам станет гораздо комфортней жить среди «жаворонков».

Кстати, если поддерживать свои биоритмы в режиме и не сбивать их, то так можно гарантировать себе долголетие. Важное поддерживать один и тот же режим дня в течении жизни, что бы не нарушать важные процессы в организме.

А вот если понаблюдать за собой в течении более продолжительного промежутка времени,то можно заметить, что активность изменяется не только в течении дня. Мы бываем более расслабленные в начале месяца и более активные в конце. В определенный промежуток времени мы бываем эмоционально нестабильны (особенно женщины меня поймут), на такой промежуток времени и вовсе не нужно много планировать, потому что, чтобы мы не делали против своего организма — всё будет комом.

Поэтому если прислушаться к своим биологическим часам, то можно поработить время. Да-да, не тайм менеджмент порабощает время, а тщательное наблюдение за своим организмом и понимание его потребностей — вот что поможет грамотно выстроить свой день для достижения наиболее высоких результатов! Тайм-менеджмент в данном контексте — лишь дополнительный инструмент.

Конечно, такое исследование себя, это очень ресурсно-затратный процесс, и в любом случае, Вы будете расфокусированы на обязательные рабочие дела и наблюдения за своим организмом. Понаблюдать за собой пару дней не составит труда, а вот тот, кто-то сможет понаблюдать за собой, хотя бы в течении месяца, вообще будет на коне. И всё же, что бы не проводить подобный «поиск себя», можно воспользоваться онлайн ресурсами.

В интернете представлено масса ресурсов, которые просчитывают биоритмы человека. Все они основаны на теории «трёх ритмов»: эмоциональном, интеллектуальном и физическом ритмах. Это теория была популярна в конце ХХ века.

График моих биоритмов

По этой теории, существуют многодневные ритмы, которые НЕ зависят от внешних факторов и возрастных изменений, и запускаются эти ритмы с момента рождения. Так же было вычислено, что длительность физического ритма — 22 дня, интеллектуального — 37 дней и эмоционального — 27 дней, так же высчитываться даты, так называемых, критических дней — дней переключения фаз и снижения активности определенного показателя. Не смотря на то, что научно доказано, что биоритмы существуют, эта теория была признана псевдонаучной, так как лишена научных оснований. Так как, биоритмы зависят от внешней среды и других различных факторов, а так же цикл биоритмов индивидуален для каждого человека, обобщить и поставить одни временные рамки для людей невозможно, так как каждый организм работает по своему.

И всё таки, иногда я пользуюсь такими сервисами и проверяю в каком аспекте я наиболее активна в данное время. Да, не всегда данные совпадают, и всё таки, примерно можно сделать себе прогноз активности на неделю — на какую область сделать акцент на данный промежуток времени.

Поэтому, мое утреннее состояние было вполне нормальным, просто, судя по графику, мое эмоциональное состояние было на пике.

Повышенный показатель эмоционального состояния совсем не означает, что Вы будете весь день находиться в состоянии счастья, это означает, что в этот период Вы наиболее эмоционально чувствительны как в одну, так и в противоположную сторону, так что Вы вполне можете быть очень вспыльчивы в такой период. Дабы нормализовать свое настроение, я решила отложить все дела и реализовывать свой потенциал в физическом ритме, который тоже на высоте, и пошла в спорт зал. Как известно, во время занятий спортом выделяются гормоны «антистресс» — эндорфин и серотонин, которые и отрегулировали мое эмоциональное состояние. Так мой день всё равно прошел продуктивно, только не в рабочей сфере жизни, а в сфере здоровья.

Но напомню! что теория «трёх ритмов» псевдонаучная теория, соответственно данные тоже будут неподтвержденные. И единственно правильного эффекта можно добиться только в ходе самоанализа!

А вот и завершающее напутственное слово для Вас: прислушивайтесь к своему организму, и делайте 80% как Вы чувствуете, и 20% того, что Вам необходимо сделать, переступив через себя. Так Вы будете жить в балансе.